解決這7個問題,從拖延患者變成時間管理大師

時間管理

你的時間總是不夠用?

覺得自己好像很忙卻沒什麼生產力?

希望克服拖延症卻無能為力?

其實之前的我也跟你一樣,時間管理很差、做事效率低落,作業、報告、很多工作都是拖到最後一刻才交出去。

但是現在時間管理對我來說很輕鬆。

我可以輕鬆的完成每天的代辦事項,週計畫、月計畫都能準時完成。

這篇文章會告訴你時間管理失敗的7個原因,避開這些地雷,你也可以成為時間管理大師。

延伸閱讀:在家賺錢,15種方法你一定要知道!



前言

哈囉!我是大食怪😊~現在是一名線上華語老師、花藝師、部落客。

這個部落格會跟你分享如何培養自學能力,讓我從高中很努力讀書還是一直被當的學渣TAT,現在透過自學能創造多個自己喜歡的事業。

延伸閱讀:連睡覺都在賺錢!7種被動收入方法大公開

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我的文章主要跟你分享我花了兩年探索出來的自學心得,也深深相信學習能力是絕對可以透過努力而提升,希望讓大家知道:

笨又沒關係,聰明學就好!💪

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做好時間管理就能掌控生活

時間管理真的太太太重要了!我自己也是花了很多時間看書和學習時間管理。

《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》是目前影響我最大的一本書。

我自己看了這本書之後直接被打通任督二脈,現在我對於自己的時間管理能力很有信心(自己講哈哈哈XD)

延伸閱讀:時間管理的書讀這本就夠了!!五步驟時間管理方法,換我追時間不是時間追我。

因為能掌控時間,就能過自己想要的生活。

每個人的時間都一樣多,做好時間管理不但對工作、課業有幫助,也有更多時間可以好好享受生活😎

之前總覺得自己被一對事情追著跑,生活過的非常焦慮,但現在我能輕鬆完成✅所有工作,也多了很多時間做我想做的事。(最近我也開始學唱歌🎉)



時間管理失敗的7個原因

你會想要學習時間管理的技巧,或許是因為事情做不完,或許是覺得想要更有效率,時間管理會失敗不外乎是以下幾個原因:



#1 一次做太多事

我們的意志力是有限的資源。

意志力就像沙漏一樣,每天起床後就隨著時間而不斷流失。

一次想要做太多事情,會消耗大量的意志力,很可能導致最後什麼事都做不好

我曾經想要同時養成運動、喝水2000cc、閱讀、做瑜珈的習慣,但是幾天之後就放棄了,因為養成每個習慣都需要耗費意志力。

最後我一次養成一個習慣,等到一個習慣比較穩定了,再加下一個,慢慢的半年多後我已經養成了當初想要的那些習慣🎉

延伸閱讀:為什麼不該鍛鍊意志力?意志力薄弱也可以成功的5個秘訣

攝影師:tyler hendy,連結:Pexels


#2 沒有明確的目標、計畫

訂出明確的目標和計畫,時間管理的過程就會順利很多。

《搞定!事情再多照樣做好的搞定5步驟》這本書中有提到一個很重要的觀念。

現在很多專案是無邊界的。報告怎樣叫做完?怎麼把活動辦到最好?該如何管教小孩?部落格文章怎麼寫會更好?

很多工作是沒有明確界線的「知識工作」,我們用上大量的時間也無法做到完美。

因為網路書籍等資料取之不盡用之不竭,我們永遠可以查「更多」的資訊,讓某件事能做的「更好」。

彼得.杜拉克曾提到:「知識工作的任務不是別人給予的,而是靠決定『這件工作想達成什麼預期成果』產生的。

就像開車一樣,明確的目標就是目的地;計畫就像導航。

你總不會說我要開車去台北但是不知道是台北的哪裡XD

或是我要開去台北的某個沒去過的地方但是我不開導航反正亂繞總有一天會開到XD

想想看你的時間管理總是失敗,是不是因為目標不夠明確呢?又或者是計畫不夠周全?



#3 不了解做一件事需要花多少時間

很多時候時間管理失敗,是因為我們根本不了解自己做一件事需要花多少時間。

但這個非常正常!沒有做過的事情我們很難準確的預估時間。

一開始,我計畫一天寫一篇部落格文章,但後來發現根本寫不完😭

所以後來我改成一個禮拜寫2篇。

寫了幾個月之後已經慢慢的熟悉寫文章的感覺,現在的我是一個禮拜寫4篇文章。

不論是讀書或是完成某個專案都一樣,我們都要在慢慢實作當中去探索做一件事情要花多久時間,多少精力。

不要計畫被打亂就氣餒,最一開始的計畫本來就不是要拿來遵守的,而是要拿來調整的。

建議在做不熟悉的事情時,可以先把時間先估長一點,比較不會讓自己壓力很大。

(像我一開始寫文章就應該要設定一個禮拜一篇XD,一天一篇真的讓我壓力山大!)

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#4 拖延

拖延是阻礙我們做好時間管理的一大兇手,包括之前的我也是重度的拖延症患者!!

為什麼我們會拖延呢?有幾個原因:

  • 是自己不想做的事
  • 事情太多做不完乾脆不要做
  • 想法太多最後什麼都沒做
  • 完美主義導致最後筋疲力盡所以拖延

其實我用一個方法,就解決了拖延的問題!就是剛剛第二點提到的「設定明確的目標」

如果是很不想做的事情,就設定一個就算你再累也做的到的目標。

例如我有一個文案拖很久都不想打,我就設定明確又簡單的目標:就打50個字就好了。

很神奇的是當我坐下來打字後,好像就沒那麼痛苦了,文案也順利完成。

但是如果你沒有設定明確的目標,腦中只有今天要打文案,就會很容易拖延。

事情太多所以拖延、想法太多所以拖延也可以用這個方法解決~

設定簡單明確的目標,把阻礙時間管理的拖延怪趕跑吧!

攝影師:Ron Lach,連結:Pexels


#5 不知不覺浪費時間

什麼事浪費時間?什麼事不浪費時間?

Jerry的一集Podcast節目「節儉不是美德,別再省錢了」帶給我很大的啟發。

我們從小被灌輸很多觀念,要省錢要節儉,但是其實我們浪費了更多時間成本還有意志力,真的有比較划算嗎?

像我媽媽很常到處比價,有一次她在A店買東西,原本要順便買秋刀魚,但她跟我說另外一間B店的秋刀魚比較便宜,之後我們特地開車到B店只為了買秋刀魚。

假如你看上了一個手機殼,花了1個小時在網路上逛了很多間店,終於找到了最便宜的手機殼,省了50元,但是你付出的是寶貴的一個小時、還有你的意志力資源!

現在我把時間看做是最重要的資源,絕不隨便浪費!

🔗Jerry的podcast連結:節儉不是美德,別再省錢了

之前我會因為怕浪費時間熬夜工作,也會一直持續工作好像只要耍廢就是浪費時間。

之前的我也會花很多時間研究比較省錢的優惠方案,覺得要省錢才能存到更多錢。

但先在我重新定義了浪費時間的標準,我每週都會休息兩天,每天也會睡滿8小時,休息對我來說再也不是浪費時間。

而我做事也更果決,不會再花費大量時間只為了省一點錢、或是糾結於一些不重要的選擇。



#6 覺得做得多就是有效率

我之前總是有這種錯覺,覺得花越多時間,做越多事就越有效率。

如果遇到不會的數學題目,只要算超過十分鐘我就會覺得不耐煩,於是我就會不斷跳過那些題目,不想花時間深入思考。

就這樣跳來跳去,看似我寫了很多頁的題目好像進度很快,但其實那些不會的題目我還是不會。

看起來我做了很多事,但事實上我只是在瞎忙。

因為認真把一個不會的題目完全搞懂,比起寫了一堆已經會的題目還要重要。

所以不是做越多越有效率。

80/20法則」告訴我們很多時候,這個世界並不是以我們想像的對等方式運作。

有時候80%的付出僅能帶來20%的結果,相反的掌握重要的20%,就能帶來80%的成果。

有效率的時間管理並不是做得多,因為完成了「什麼」,比完成「多少」來得重要。

延伸閱讀:我的時間太多了?! 80/20法則超好用,讓時間翻倍的高效率秘訣



#7 總是先做事才思考,甚至不思考

你可能會想:「怎麼可能沒有思考,我每天都想很多啊,事情多到頭腦都快爆炸了」。

人都會想很多,但大部分的時間只是「想到」問題或事情,而不是「思考」該怎麼做,想完成結果,先思考才是最有效的辦法。

之前我認為提前思考太浪費時間,直接行動比較有效率,後來發現提前思考完全不會浪費時間,因為事情早晚都要思考。

我曾經參加一個活動,我們這組負責解決馬拉松造成的垃圾污染問題。

我們並不是直接開始行動解決垃圾污染的問題,而是花了一個月左右的時間完成6個任務。

包括定義問題,訪談相關人士,思考解決方法…..等等事任務。

我們這個月沒有採取任何行動去解決垃圾污染的問題,反而是一直找資料,一直思考。

指導老師跟我們說,當然也可以想到什麼就行動,透過不斷嘗試找到最適合的方法,但是這樣太浪費時間和金錢。

先思考,找出最適合的方法再行動才更有效率。

但大多數的人習慣遇到問題的當下才思考,導致永遠被事情追著跑。

愛因斯坦說:「如果我有1小時拯救世界,我會花55分鐘去確認問題為何,只以5分鐘尋找解決方案。」



5步驟時間管理方法

我參考「搞定」這本書的步驟,再加入一點自己的想法,變成大食怪版本的5步驟時間管理方法

  • step 1「捕捉」吸引我們注意力的事情
  • step 2「決定」要不要做與下一步行動
  • step 3「整理」上述結果,並排入計畫
  • step 4「回顧」時間管理工具,並定期檢討
  • step 5「執行」決定的行動

詳細的內容可以看這篇:5步驟時間管理方法,換我追時間,不是時間追我!



7個心態提升時間管理能力

#1 必須不斷思考著時間是最重要的

我的生活習慣改變很多,時間對我來說是最重要的資產。

我不會再花很多時間只為了省一點錢,有看到值得學習的課程也會願意花錢買,讓自己少花一些時間研究,也儘量少參加不重要的聚會。

延伸閱讀:如何投資自己?掌握5個方法!下一個成功人士就是你

現在做任何事情,只要金錢在合理的範圍內,我都會以時間做最優先的考量。



#2 80/20法則

從小就常常聽長輩說:一分耕耘,一分收穫,天下沒有白吃的午餐,要非常努力才能有成功!

然而「80/20法則」告訴我們很多時候,這個世界並不是以我們想像的對等方式運作。

延伸閱讀:我的時間太多了?! 80/20法則超好用,讓時間翻倍的高效率秘訣

原因和結果、努力和收穫之間,普遍存在著不平衡的關係。

譬如80%的利潤由20%的顧客帶來;80%的財富集中在20%的人手中;80%的付出僅能帶來20%的結果等等…

正是因為這樣,聰明的努力,才能花最少力氣,得到最大效果

無論是做任何事情,只要找出20%的關鍵點,做為努力的方向,把時間和精力花在刀口上,就能獲致更高的成效或報酬。

腦中一直存在80/20法則的思想,可以讓你不用瞎忙、避免浪費,能夠把力氣和資源用在對的地方。

攝影師:ANTONI SHKRABA,連結:Pexels


#3 你不可能做完全部的事

承認自己不可能做完所有事,是做好時間管理的第一步。

之前我常常非常忙碌卻又沒有效率,正是因為”誤認為”自己每件事都能做好做滿。

但事實上我們不可能每件事都做到好,只能選最重要的事做。

就像現在我在做選擇人生的重大選擇時,都會這樣思考:

就算我活到100歲,也不可能做完所有想做的事、去完所有想去的地方。

所以我要把握好每次選擇,不要浪費時間在那些不重要的事上面。

因此先「承認自己不可能做完所有事」,然後運用80/20法則把力氣花在真正重要的事上面,做事效率會大大提升。



#4 我的時間值多少錢?

有時候當你不知道該不該花錢做某些事情時,可以問自己「我的時間值多少錢?」
如果你能讓自己時間更值錢,那就去做吧!

舉例來說花2000元請人打掃房子感覺很貴,但是有些人會這樣計算:
1. 自己省下5小時的時間,若你每小時產值是400元,那價值就是2000元
2. 專業的人打掃的更乾淨
3. 省下專注力、精力,讓自己不會那麼累
4. 避免家人因為打掃問題吵架

這些錢加起來高於原本的2000元,因此有些人願意花2000元請人打掃家裡。
常問自己:「我的時間值多少錢?」讓你好好思考時間和金錢的平衡,做最適當的選擇。



#5 思考要慢,執行要快

剛剛有提到,如果沒有仔細思考就行動,很容易浪費時間和精力在不對的事情上。

然而仔細的思考之後,要快速的開始行動,再從行動中修正錯誤。

像我架好部落格後,沒有先急著寫文章,而是花了1~2個禮拜仔細思考部落格的主題定位,還有前50篇文章大概要寫什麼。

之後我才開始很努力的寫文章,再透過流量、別人的回饋思考如何改進。

如果一開始沒有思考清楚直接行動,想寫什麼就寫什麼,很可能到最後偏離主題或是不知道有什麼可以寫。

如果沒有快速執行只是一直在計畫,事情永遠停留在自己的想像中不會進步。

因此思考力跟執行力都是非常重要的!仔細思考,盡快執行,大大提升做事的成效。



#6 時間跟專注力一樣重要

想要管理好時間,就要先管理好專注力。

我們的專注力是有限的資源,單純花很多時間,是無法把事情最好的。

「生產力」其實跟「時間」與「專注力」息息相關。

就算今天給我一整天的時間,我也不可能從早專注工作到晚。

延伸閱讀:為什麼不該鍛鍊意志力?意志力薄弱也可以成功的5個秘訣

像是我早上起床後工作都非常專注,但是一到快中午就會開始頭腦昏沈,覺得連思考都變得很慢,因為我的專注力在不知不覺中已經被消耗了。

其實不只是工作會消耗意志力,連今天選擇要穿什麼衣服;選擇要吃什麼午餐都會消耗意志力。

就算選衣服、選午餐看似只是一瞬間的決定,只要我們需要思考就會消耗意志力。

現在我每天的作息都是固定的、工作和休息都有固定的時間,目的就是為了減少專注力的消耗,不用在浪費精力思考什麼時候要工作,什麼時候要休息。

浪費專注力跟浪費時間是一樣嚴重的,只是很少人意識到這一點。

想要管理好時間,必須先有意識的管理好自己的專注力。

攝影師:JÉSHOOTS,連結:Pexels


#7 你可以掌控所有的時間!

要用主動積極的心態面對時間管理這件事,你必須很清楚的知道「你的時間完全掌握在自己的手中」。

當你積極的思考,就不會怪東怪西,把時間管理失敗的責任推給別人。

就像當初覺得學校的教育體制不適合我,希望休學探索,我的父母希望我讀完大學再探索。

他們說如果我堅持休學,不能住家裡,也不會給我任何生活費。

但是我很清楚未來可以選擇的路有很多,我不想花時間在做不適合我的事情。

於是我堅決休學,自己打工自己租房子,有了一年的時間可以好好探索自己。

當然在這一年中我找到了自己喜歡做的事情,家人看到我的成果也很支持我。

我主動積極的把握我的時間,因為人生是我的,除了我之外,沒有人能夠管理我的時間。

只要夠主動積極,相信你絕對可以掌握你的時間!就算一開始沒辦法掌握全部,大部分的決定權還是在自己手中。

延伸閱讀:【休學經驗分享】休學10個月之後,我的6個成長,人生中成長最多的一年我到底學到了什麼?



後記

希望這篇文章有幫助到你,跟我一樣從拖延症患者變身成時間管理大師XD有問題歡迎在底下留言告訴我~

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