5步驟時間管理方法,換我追時間,不是時間追我!

時間管理方法

想要管理時間卻一直失敗嗎?

今天我會跟你分享5步驟時間管理方法,讓你不再被時間追著跑!

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前言

哈囉!我是大食怪😊~現在是一名線上華語老師、花藝師、部落客。

這個部落格會跟你分享如何培養自學能力,讓我從高中很努力讀書還是一直被當的學渣TAT,現在透過自學能創造多個自己喜歡的事業。

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我的文章主要跟你分享我花了兩年探索出來的自學心得,也深深相信學習能力是絕對可以透過努力而提升,希望讓大家知道:

笨又沒關係,聰明學就好!💪



改變我人生的時間管理方法書籍

看書是很棒的自我投資,好的書能夠大大的改變一個人的生活。

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《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》是目前影響我最大的一本書。

讓我從原本不斷被事情追著跑,變成可以高效率的管理時間,輕鬆有效率的過生活。

我這麼喜歡這本書是因為它除了講方法,還有原理。他告訴我們人類的大腦是如何思考的,從根本解決了我的頭腦被雜事塞滿的問題。

我真的太愛這本書了,他像是打通了我的任督二脈,看完並實踐後,我自己已經不需要再看其他時間管理類型的書了。

今天的文章中很多觀念、包括時間管理五步驟都是出自於這本書。



為什麼要學時間管理的方法?

我們常常專注在管理時間,卻沒有思考但卻沒有認真思考自己到底想做什麼。

就如同我們總是想要快點退休,但根本沒有仔細的想過退休後要過什麼生活。

你為什麼想學時間管理的方法呢?

很多人會回答:時間越多,就可以做越多想做的事情啊!

那你有了時間你到底要做什麼事呢?

先靜下來好好思考,我到底要過什麼生活?我有哪些事想做、或是必須花時間做。

其實重點不是管理時間,而是發揮時間的最大價值。如果連想做什麼事都不清不楚,只是一味的想要靠時間管理增加時間,那時間多少都不夠用。



時間管理=注力管理

我們的專注力是有限的資源,單純花很多時間,是無法把事情最好的。

「生產力」其實跟「時間」與「專注力」息息相關。

就算今天給我一整天的時間,我也不可能從早專注工作到晚。

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像是我早上起床後工作都非常專注,但是一到快中午就會開始頭腦昏沈,覺得連思考都變得很慢,因為我的專注力在不知不覺中已經被消耗了。

其實不只是工作會消耗意志力,連今天選擇要穿什麼衣服;選擇要吃什麼午餐都會消耗意志力。

就算選衣服、選午餐看似只是一瞬間的決定,只要我們需要思考就會消耗意志力。

現在我每天的作息都是固定的、工作和休息都有固定的時間,目的就是為了減少專注力的消耗,不用在浪費精力思考什麼時候要工作,什麼時候要休息。

浪費專注力跟浪費時間是一樣嚴重的,只是很少人意識到這一點。

想要管理好時間,必須先有意識的管理好自己的專注力。

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學習管理時間之前,必須知道的三大觀念



#1 現在很多工作沒有明確的界線

現在很多專案是無邊界的。報告怎樣叫做完?怎麼把活動辦到最好?該如何管教小孩?部落格文章怎麼寫會更好?

很多工作是沒有明確界線的「知識工作」,我們用上大量的時間也無法做到完美。

因為網路書籍等資料取之不盡用之不竭,我們永遠可以查「更多」的資訊,讓某件事能做的「更好」。

彼得.杜拉克曾提到:「知識工作的任務不是別人給予的,而是靠決定『這件工作想達成什麼預期成果』產生的。

要明確的知道怎麼樣算完成這件事,才可能高效率。常常有好幾個選項卻沒有正確答案,因此做決定不是一件容易的事。

作為一個完美主義者,我頓時明白為什麼我的報告總是拖延到最後一刻才交。

只要有時間,報告永遠可以做得更好,所以我才總是修修改改到最後一刻。

如果我不定義做到什麼程度叫做完成報告,報告永遠不會完成,除非截止日期到來。

之後的所有報告,我都會明確設定目標,要講什麼事?要找幾張照片?簡報完成的標準是什麼?

不追求虛無飄渺的「完美」,設立明確的目標是完成事情的重要關鍵。

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#2 很多事在消耗你的專注力,你卻不知道

渡假行程、約會、開會,剛收到的簡訊、午餐、辦公室中那顆快枯掉的植物……

只要事情沒完成,幾分鐘、幾小時之後同樣的事情又再次冒出來造成心理壓力。

人們常不自覺浪費時間思考同樣的事情,這些拉走你的專注力,卻還沒有決定如何做的事情,如果不能做好妥當管理,就會降低人們思考與執行的能力。

這個時候就可以透過橫向與縱向的行動管理清空大腦。

橫向管理是把所有要做的事情列出來。例如出國的行程、訂午餐、快枯掉的植物……你可能會列出10幾項甚至更多事情,這些事情都是讓你無法專注的元兇。

相對的,縱向控管是對一件事的深入思考。例如出國需要思考地點、出發時間、行程活動與準備等等。

什麼時候確定地點?什麼時候訂飯店?確認時間?下一步又是什麼?……

注意!不用真的做出任何行動,只要拿出紙跟筆列出計畫直到達成你理想的結果就好了。

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#3 我們常常是在「想」而不是「思考」

當你橫向的列出所有掛心的事情,並且縱向的計畫完每件事之後,你會發現事實上事情本身並沒有進一步發展,但這卻是讓想法清晰、專注與平靜的重要元素。

但造成改變的不是「把事情整理好」或「設定優先順序」,而是「思考」。

你可能會想:「我每天都想很多啊,事情多到頭腦都快爆炸了」。

人都會想很多,但大部分的時間只是「想到」問題或事情,而不是「思考」該怎麼做,想完成結果,先思考才是最有效的辦法。

之前我認為提前思考太浪費時間,直接行動比較有效率,後來發現提前思考完全不會浪費時間,因為事情早晚都要思考。

我曾經參加一個活動,我們這組負責解決馬拉松造成的垃圾污染問題。

我們並不是直接開始行動解決垃圾污染的問題,而是花了一個月左右的時間完成6個任務。

包括定義問題,訪談相關人士,思考解決方法…..等等事任務。

我們這個月沒有採取任何行動去解決垃圾污染的問題,反而是一直找資料,一直思考。

指導老師跟我們說,當然也可以想到什麼就行動,透過不斷嘗試找到最適合的方法,但是這樣太浪費時間和金錢。

先思考,找出最適合的方法再行動才更有效率。

但大多數的人習慣遇到問題的當下才思考,導致永遠被事情追著跑。

愛因斯坦說:「如果我有1小時拯救世界,我會花55分鐘去確認問題為何,只以5分鐘尋找解決方案。」



5步驟時間管理方法

我參考「搞定」這本書的步驟,再加入一點自己的想法,變成大食怪版本的5步驟時間管理方法~可以先看下面的影片會比較好理解喔~



step 1「捕捉」吸引我們注意力的事

紀錄下所有盤旋在腦海中的事情。

例如:寒假想學西班牙文、喝紅茶的杯子還沒洗、要請美術好的同學幫我設計海報、7/12號要參加同學會、社團開會。

可以利用習慣的工具像筆記本、備忘錄等等。

但要注意!捕捉的工具越少越好,記錄的事情分散在各處反而造成生活更大的混亂。

我自己是統一用notion紀錄,行事曆、代辦清單、追蹤進度都統一管理。



step 2「決定」要不要做與下一步行動

備忘錄上記著所有腦中的雜事:寒假想學西班牙文、喝紅茶的杯子還沒洗、要請美術好的同學幫我設計海報、7/12號要參加同學會、社團開會。

接著必須判斷這些事是要不要行動,答案只有「要」跟「不要」。

如果事情現在不急著行動,就先放在一邊吧!例如寒假想學西班牙文。

如果答案為「要」就必須決定下一步行動是什麼,有三種選項。

1.立即執行:如果行動能在兩分鐘內搞定那就去做吧,例如喝紅茶的杯子還沒洗就直接去洗一洗。

2.委派他人:如果行動要花兩分鐘以上並且無法由自己完成就必須委派給別人,例如請美術好的同學幫忙設計海報。

3.延遲處理:行動要花兩分鐘以上並且要由自己完成,就先放著等待下一步驟。例如社團開會、7/12要參加同學會。

攝影師:Vlada Karpovich,連結:Pexels


step 3「整理」上述結果,並排入計畫

不要做的事

剛剛決定先不要做的事,把它寫在行事曆上後,就可以先暫時不管它了。

例如我會把寒假想學西班牙文寫在寒假的行事曆上,等時間比較接近了再去詳細計畫。

要做的事

延續剛剛的第一步行動,我已經把杯子洗好了,也傳訊息請同學幫忙設計海報了。

社團開會、7/12要參加同學會這兩件事都還沒處理。

首先,我會先在行事曆上面寫下「確認海報設計完成」,在特定的時間確認海報的製作進度。

社團開會我需要準備資料,但是我並不會現在丟下其他事去準備資料,因為準備資歷要花很多時間。

我會先在行事曆上標註開會日期,之後我預估我需要在星期六花3個小時準備開會內容,最後才在星期六的行事曆上面寫下「準備開會內容」,這件事就是我星期六的代辦事項。

然後7/12參加同學會這件事就很單純,不用提前準備什麼。所以就直接把它寫在7/12的行事曆上就可以囉!



step 4「回顧」時間管理工具,並定期檢討

我的時間管理工具是「notion」和手機的內建備忘錄。

時間管理工具就是要讓你的大腦不要被雜事塞滿,可以更有效率的工作。

但如果不習慣使用時間管理工具,還是不自覺用頭腦記得所有事的話,就代表你的時間管理系統讓你不是很安心。

這個時候就要優化你的時間管理系統,直到你的大腦信任他。

一開始我就算在notion或是備忘錄寫了東西,很多事情還是會懸在我的腦中。

當時我沒有定期看notion的習慣,在notion寫下「買牛奶」是一回事,記得買又是另一回事XD

因此我開始養成習慣,每天睡前看一次notion確定今天工作的進度,以及規劃明天的代辦事項。

慢慢的我不再依賴大腦記憶。!!

你現在問我一個禮拜之後的計畫,甚至明天的計畫,我完全不記得,但是我只要打開我的notion就會知道我要做什麼。

頭腦真的真的輕鬆很多!!做事效率也大大提升。

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step 5「執行」決定的行動

最後就是執行了。

每天打開你的時間管理工具,一件一件事情執行就好囉!

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攝影師:Sebastian Voortman,連結:Pexels


我的時間管理方法

我平常只有用兩個工具做時間管理,手機內建備忘錄和notion。

備忘錄主要是幫我補捉一些臨時的想法和雜事。

像現在此時此刻我的備忘錄的內容有:唱歌課改時間、繳電話費、還有我聽完某首歌的感觸。

只要是還沒有計畫過的事情都會在我的備忘錄,我都會清理備忘錄,再把他們分類到對的地方。

notion幫我記錄我的年計畫、月計畫、週計畫和日計畫。

我在每天、每週、每個月底都會檢討我的計畫有沒有完成並進行調整。

我每天只要看當天的代辦事項就好了,完完全全可以專注在當下。

我的時間感覺變多了,做事效率也高非常多,也有更多時間做旅行,還有做我喜歡做的事。

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後記:活用時間管理方法要花時間但絕對值得!

對於時間管理的新手,建立時間管理系統絕對不是一瞬間或是幾個禮拜的事。

從這篇文章也可以看到,時間管理的方法並不是幾個步驟就可以說明清楚的TAT,要靠不斷嘗試,修改才能找到最適合自己的方法。

我自己也是重複看了《搞定》好幾次,再搭配不斷的修改才有現在比較完善的系統。

《搞定》這本書真的很值得閱讀(我已經看了3次了XD)建立起自己的時間管理系像是拼拼圖,慢慢的會越來越完整,不同階段閱讀都會有不同的收穫。

希望這篇文章能幫助到你,祝福每個人都能輕鬆「搞定」人生!

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