想要管理時間卻一直失敗嗎？
今天我會跟你分享5步驟時間管理方法，讓你不再被時間追著跑！
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內容目錄
前言
哈囉！我是大食怪😊～現在是一名線上華語老師、花藝師、部落客。
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笨又沒關係，聰明學就好！💪
改變我人生的時間管理方法書籍
看書是很棒的自我投資，好的書能夠大大的改變一個人的生活。
《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》是目前影響我最大的一本書。
讓我從原本不斷被事情追著跑，變成可以高效率的管理時間，輕鬆有效率的過生活。
我這麼喜歡這本書是因為它除了講方法，還有原理。他告訴我們人類的大腦是如何思考的，從根本解決了我的頭腦被雜事塞滿的問題。
我真的太愛這本書了，他像是打通了我的任督二脈，看完並實踐後，我自己已經不需要再看其他時間管理類型的書了。
今天的文章中很多觀念、包括時間管理五步驟都是出自於這本書。
為什麼要學時間管理的方法？
我們常常專注在管理時間，卻沒有思考但卻沒有認真思考自己到底想做什麼。
就如同我們總是想要快點退休，但根本沒有仔細的想過退休後要過什麼生活。
你為什麼想學時間管理的方法呢？
很多人會回答：時間越多，就可以做越多想做的事情啊！
那你有了時間你到底要做什麼事呢？
先靜下來好好思考，我到底要過什麼生活？我有哪些事想做、或是必須花時間做。
其實重點不是管理時間，而是發揮時間的最大價值。如果連想做什麼事都不清不楚，只是一味的想要靠時間管理增加時間，那時間多少都不夠用。
時間管理=專注力管理
我們的專注力是有限的資源，單純花很多時間，是無法把事情最好的。
「生產力」其實跟「時間」與「專注力」息息相關。
就算今天給我一整天的時間，我也不可能從早專注工作到晚。
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像是我早上起床後工作都非常專注，但是一到快中午就會開始頭腦昏沈，覺得連思考都變得很慢，因為我的專注力在不知不覺中已經被消耗了。
其實不只是工作會消耗意志力，連今天選擇要穿什麼衣服；選擇要吃什麼午餐都會消耗意志力。
就算選衣服、選午餐看似只是一瞬間的決定，只要我們需要思考就會消耗意志力。
現在我每天的作息都是固定的、工作和休息都有固定的時間，目的就是為了減少專注力的消耗，不用在浪費精力思考什麼時候要工作，什麼時候要休息。
浪費專注力跟浪費時間是一樣嚴重的，只是很少人意識到這一點。
想要管理好時間，必須先有意識的管理好自己的專注力。
學習管理時間之前，必須知道的三大觀念
#1 現在很多工作沒有明確的界線
現在很多專案是無邊界的。報告怎樣叫做完？怎麼把活動辦到最好？該如何管教小孩？部落格文章怎麼寫會更好？
很多工作是沒有明確界線的「知識工作」，我們用上大量的時間也無法做到完美。
因為網路書籍等資料取之不盡用之不竭，我們永遠可以查「更多」的資訊，讓某件事能做的「更好」。
彼得．杜拉克曾提到：「知識工作的任務不是別人給予的，而是靠決定『這件工作想達成什麼預期成果』產生的。
要明確的知道怎麼樣算完成這件事，才可能高效率。常常有好幾個選項卻沒有正確答案，因此做決定不是一件容易的事。
作為一個完美主義者，我頓時明白為什麼我的報告總是拖延到最後一刻才交。
只要有時間，報告永遠可以做得更好，所以我才總是修修改改到最後一刻。
如果我不定義做到什麼程度叫做完成報告，報告永遠不會完成，除非截止日期到來。
之後的所有報告，我都會明確設定目標，要講什麼事？要找幾張照片？簡報完成的標準是什麼？
不追求虛無飄渺的「完美」，設立明確的目標是完成事情的重要關鍵。
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#2 很多事在消耗你的專注力，你卻不知道
渡假行程、約會、開會，剛收到的簡訊、午餐、辦公室中那顆快枯掉的植物……
只要事情沒完成，幾分鐘、幾小時之後同樣的事情又再次冒出來造成心理壓力。
人們常不自覺浪費時間思考同樣的事情，這些拉走你的專注力，卻還沒有決定如何做的事情，如果不能做好妥當管理，就會降低人們思考與執行的能力。
這個時候就可以透過橫向與縱向的行動管理清空大腦。
橫向管理是把所有要做的事情列出來。例如出國的行程、訂午餐、快枯掉的植物……你可能會列出10幾項甚至更多事情，這些事情都是讓你無法專注的元兇。
相對的，縱向控管是對一件事的深入思考。例如出國需要思考地點、出發時間、行程活動與準備等等。
什麼時候確定地點？什麼時候訂飯店？確認時間？下一步又是什麼？……
注意！不用真的做出任何行動，只要拿出紙跟筆列出計畫直到達成你理想的結果就好了。
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#3 我們常常是在「想」而不是「思考」
當你橫向的列出所有掛心的事情，並且縱向的計畫完每件事之後，你會發現事實上事情本身並沒有進一步發展，但這卻是讓想法清晰、專注與平靜的重要元素。
但造成改變的不是「把事情整理好」或「設定優先順序」，而是「思考」。
你可能會想：「我每天都想很多啊，事情多到頭腦都快爆炸了」。
人都會想很多，但大部分的時間只是「想到」問題或事情，而不是「思考」該怎麼做，想完成結果，先思考才是最有效的辦法。
之前我認為提前思考太浪費時間，直接行動比較有效率，後來發現提前思考完全不會浪費時間，因為事情早晚都要思考。
我曾經參加一個活動，我們這組負責解決馬拉松造成的垃圾污染問題。
我們並不是直接開始行動解決垃圾污染的問題，而是花了一個月左右的時間完成6個任務。
包括定義問題，訪談相關人士，思考解決方法…..等等事任務。
我們這個月沒有採取任何行動去解決垃圾污染的問題，反而是一直找資料，一直思考。
指導老師跟我們說，當然也可以想到什麼就行動，透過不斷嘗試找到最適合的方法，但是這樣太浪費時間和金錢。
先思考，找出最適合的方法再行動才更有效率。
但大多數的人習慣遇到問題的當下才思考，導致永遠被事情追著跑。
愛因斯坦說：「如果我有1小時拯救世界，我會花55分鐘去確認問題為何，只以5分鐘尋找解決方案。」
5步驟時間管理方法
我參考「搞定」這本書的步驟，再加入一點自己的想法，變成大食怪版本的5步驟時間管理方法～可以先看下面的影片會比較好理解喔～
step 1「捕捉」吸引我們注意力的事情
紀錄下所有盤旋在腦海中的事情。
例如：寒假想學西班牙文、喝紅茶的杯子還沒洗、要請美術好的同學幫我設計海報、7/12號要參加同學會、社團開會。
可以利用習慣的工具像筆記本、備忘錄等等。
但要注意！捕捉的工具越少越好，記錄的事情分散在各處反而造成生活更大的混亂。
我自己是統一用notion紀錄，行事曆、代辦清單、追蹤進度都統一管理。
step 2「決定」要不要做與下一步行動
備忘錄上記著所有腦中的雜事：寒假想學西班牙文、喝紅茶的杯子還沒洗、要請美術好的同學幫我設計海報、7/12號要參加同學會、社團開會。
接著必須判斷這些事是要不要行動，答案只有「要」跟「不要」。
如果事情現在不急著行動，就先放在一邊吧！例如寒假想學西班牙文。
如果答案為「要」就必須決定下一步行動是什麼，有三種選項。
1.立即執行：如果行動能在兩分鐘內搞定那就去做吧，例如喝紅茶的杯子還沒洗就直接去洗一洗。
2.委派他人：如果行動要花兩分鐘以上並且無法由自己完成就必須委派給別人，例如請美術好的同學幫忙設計海報。
3.延遲處理：行動要花兩分鐘以上並且要由自己完成，就先放著等待下一步驟。例如社團開會、7/12要參加同學會。
step 3「整理」上述結果，並排入計畫
不要做的事
剛剛決定先不要做的事，把它寫在行事曆上後，就可以先暫時不管它了。
例如我會把寒假想學西班牙文寫在寒假的行事曆上，等時間比較接近了再去詳細計畫。
要做的事
延續剛剛的第一步行動，我已經把杯子洗好了，也傳訊息請同學幫忙設計海報了。
社團開會、7/12要參加同學會這兩件事都還沒處理。
首先，我會先在行事曆上面寫下「確認海報設計完成」，在特定的時間確認海報的製作進度。
社團開會我需要準備資料，但是我並不會現在丟下其他事去準備資料，因為準備資歷要花很多時間。
我會先在行事曆上標註開會日期，之後我預估我需要在星期六花3個小時準備開會內容，最後才在星期六的行事曆上面寫下「準備開會內容」，這件事就是我星期六的代辦事項。
然後7/12參加同學會這件事就很單純，不用提前準備什麼。所以就直接把它寫在7/12的行事曆上就可以囉！
step 4「回顧」時間管理工具，並定期檢討
我的時間管理工具是「notion」和手機的內建備忘錄。
時間管理工具就是要讓你的大腦不要被雜事塞滿，可以更有效率的工作。
但如果不習慣使用時間管理工具，還是不自覺用頭腦記得所有事的話，就代表你的時間管理系統讓你不是很安心。
這個時候就要優化你的時間管理系統，直到你的大腦信任他。
一開始我就算在notion或是備忘錄寫了東西，很多事情還是會懸在我的腦中。
當時我沒有定期看notion的習慣，在notion寫下「買牛奶」是一回事，記得買又是另一回事XD
因此我開始養成習慣，每天睡前看一次notion確定今天工作的進度，以及規劃明天的代辦事項。
慢慢的我不再依賴大腦記憶。！！
你現在問我一個禮拜之後的計畫，甚至明天的計畫，我完全不記得，但是我只要打開我的notion就會知道我要做什麼。
頭腦真的真的輕鬆很多！！做事效率也大大提升。
step 5「執行」決定的行動
最後就是執行了。
每天打開你的時間管理工具，一件一件事情執行就好囉！
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我的時間管理方法
我平常只有用兩個工具做時間管理，手機內建備忘錄和notion。
備忘錄主要是幫我補捉一些臨時的想法和雜事。
像現在此時此刻我的備忘錄的內容有：唱歌課改時間、繳電話費、還有我聽完某首歌的感觸。
只要是還沒有計畫過的事情都會在我的備忘錄，我都會清理備忘錄，再把他們分類到對的地方。
notion幫我記錄我的年計畫、月計畫、週計畫和日計畫。
我在每天、每週、每個月底都會檢討我的計畫有沒有完成並進行調整。
我每天只要看當天的代辦事項就好了，完完全全可以專注在當下。
我的時間感覺變多了，做事效率也高非常多，也有更多時間做旅行，還有做我喜歡做的事。
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後記：活用時間管理方法要花時間但絕對值得！
對於時間管理的新手，建立時間管理系統絕對不是一瞬間或是幾個禮拜的事。
從這篇文章也可以看到，時間管理的方法並不是幾個步驟就可以說明清楚的TAT，要靠不斷嘗試，修改才能找到最適合自己的方法。
我自己也是重複看了《搞定》好幾次，再搭配不斷的修改才有現在比較完善的系統。
《搞定》這本書真的很值得閱讀（我已經看了3次了XD）建立起自己的時間管理系像是拼拼圖，慢慢的會越來越完整，不同階段閱讀都會有不同的收穫。
希望這篇文章能幫助到你，祝福每個人都能輕鬆「搞定」人生！